وقتی صحبت از میز کار اداری میشود باید به لوازم اداری مورد نیاز یک میز کار نیز توجه ویژه داشته باشیم. وجود لوازم میز کار به کارمندان و کارکنان کمک میکند تا وظایف محوله را بلافاصله انجام داده و دچار سردرگمی نشوند.
میز اداری یکی از مهمترین اجزای هر دفتر کار بوده و نیازمند لوازم و تجهیزاتی است که به بهبود عملکرد، افزایش بهرهوری و ایجاد فضایی مناسب برای کار کمک میکند. در ادامه مقاله، به بررسی اهمیت استفاده از لوازم اداری، دستهبندی آنها، لیست لوازم ضروری و نکات مهم در خرید لوازم میز کار اداری خواهیم پرداخت.
فهرست مطالب
چرا استفاده از لوازم میز کار ضروری است؟
افرادی که در سازمان و ادارات دولتی و شخصی مشغول به کار هستند میدانند، کیفیت لوازم میز کار تاثیر بسزایی در نوع و سرعت عملکرد آنها دارد. کارمندان با لوازم اداری مناسب میتوانند وظایف خود را سریعتر و با دقت بیشتری انجام دهند. وجود ابزارهای نوشتاری با کیفیت و سازماندهی شده، زمان صرف شده برای جستجوی وسایل را کاهش میدهد. شاید باور کردنی نباشد ولی گاهی در ادارات وقت زیادی صرف پیدا کردن خودکار یا برگه یادداشت میشود.
لوازم میز کار فضای میز را به راحتی سازماندهی کرده و نظم خاصی به آن میدهد. با جعبهها نظمدهندهها، باکس و تقویم رومیزی میتوان فضای کار را مرتب و منظم نگه داشت. لوازم اداری مناسب، عکس العمل کارمندان را افزایش داده و آنها به راحتی میتوانند در اسرع وقت کارهای اداری را انجام دهند.
یک دفتر کار منظم، مجهز به میز اداری و نوشتافزارهای تخصصی و با کیفیت بوده و تصویر حرفهایتری از شرکت به مشتریان و مهمانان ارائه میدهد. ارباب رجوع وقتی مشاهده میکند کارمندان به میز کار خود اهمیت داده و لوازم با کیفیت را انتخاب میکنند، مطمئن میشوند که کار اداری آنها نیز در اسرع وقت انجام خواهد شد.
دستهبندی لوازم میز اداری چگونه انجام میشود؟
لوازم میز اداری به دو دسته تجهیزات اداری ماندگار و تجهیزات اداری مصرف شدنی تقسیم میشوند. تجهیزات اداری مصرف شدنی شامل مواردی هستند که به طور مداوم مورد استفاده قرار میگیرند و نیاز به تعویض یا تجدید دارند. برخی از مهمترین لوازم اداری مصرفی عبارتند از:
- کاغذهای مختلف برای چاپ، یادداشتبرداری و مستندات
- ابزارهای نوشتاری مانند مداد، رواننویس و خودکار که در کارهای روزمره کاربرد دارند و پس از مدتی به اتمام رسیده و باید تعویض شوند.
- چسب و نوار چسب برای اتصال و نگهداری مدارک و مستندات کاربرد داشته و معمولاً در ظروف مخصوص چسب نگهداری میشوند.
- کارتهای ویزیت برای معرفی و ارتباط با مشتریان و همکاران ایدهآل است.
- پرینتر و کارتریج برای چاپ مستندات و گزارشها
نوع دیگر لوازمی که بر روی میز اداری به کار میروند جز تجهیزات ماندگار هستند و عمر طولانی دارند. بنابراین در خرید این لوازم باید نهایت دقت انجام شود تا محصولات با کیفیت و ارزشمند خریداری شود. چون برای مدت طولانی بر روی میز قرار گرفته و تاثیر بسزایی در زیبایی و ابهت آن دارد. مدیران ادارات در قدم اول باید میز اداری مناسب را انتخاب کنند و با توجه به نیاز و فضای موجود خریداری میشود.
از مهمترین لوازم میز کار ماندگار میتوان به نظمدهندههای میز اشاره کرد. این نظم دهندهها گزینه ایدهآلی برای سازماندهی وسایل و ابزارهای اداری است و بر روی میز قرار میگیرند. کامپیوتر و تجهیزات جانبی شامل مانیتور، کیبورد و ماوس و… هستند این لوازم بر روی میز اداری قرار گرفته و فضای زیادی را اشغال میکنند.
همانطور که مطالعه کردید تجهیزات زیادی را بر روی میز قرار میگیرد و اگر به خوبی سازماندهی نشود، کارایی کارمندان را تا حد زیادی کاهش داده و آنها برای پیدا کردن وسایل، دفتر کلاسور و پروندههای خود دچار سردرگمی میشوند.
لیست لوازم میز اداری مدام است؟
آشنایی با لوازم میز کار به مدیران و کارمندان کمک میکند تا وسایلی را خریداری کنند که کارایی بالایی داشته و در عین حال به نظم دهی میز کمک کنند. لوازم نوشتاری از جمله خودکار، مداد، ماژیک، مداد رنگی، پاککن، چسب و نوار چسب جزو لوازم کاربردی هستند که باید کیفیت بالایی داشته باشند. کاغذ A4، کاغذ یادداشت، کاغذ چاپ عکس معمولاً جزو لوازم پرمصرف بوده و در کنار کامپیوتر و پرینتر قرار میگیرد.
ابزارهای سازماندهی، نظمدهندههای میز، سطل زباله، جعبههای ذخیرهسازی و دفتر کلاسور جزوه لوازمی هستند که وجود آنها بر روی میز کار ضروری بوده و مانع از شلختگی میز میشود. از دیگر لوازم اداری پر کاربرد و محبوب میتوان به تقویم رومیزی اشاره کرد. تقویمهای رومیزی برای برنامهریزی کارمندان و مدیران ایدهآل بوده و به آنها کمک میکند تا تمامی برنامهها و قرار ملاقاتهای خود را در تاریخهای به خصوص یادداشت کرده و مانع از فراموشی آنها شود.
نکات مهم در خرید لوازم میز کار اداری چیست؟
در خرید لوازم میز کار توجه به چند نکته به مدیران و کارمندان کمک میکند تا وسایل بهتری با بازدهی بالا خریداری کنند. چون انتخاب لوازم با کیفیت بالا منجر به افزایش عمر مفید آنها شده و از هزینههای اضافی در آینده جلوگیری کند.
- لوازم اداری را انتخاب کنید که با رنگ میز کار شما ست بوده و شلوغی و رنگهای بیش از حد خودداری کنید.
- قبل از خرید لوازم حتماً فضای میز را مورد بررسی قرار داده و لوازمی را خریداری کنید تا با ابعاد میز همخوانی داشته و از شلختگی میز جلوگیری کند.
- به نیازهای خاص کارمندان و نوع کار آنها توجه کنید. برای مثال، اگر کارمندان نیاز به نوشتن زیاد دارند، لوازم نوشتاری با کیفیت و در دسترس باید فراهم شود.
- قیمت لوازم را با توجه به بودجه مشخص شده بررسی کنید. در عین حال، به یاد داشته باشید که هزینههای پایینتر همیشه به معنای کیفیت پایینتر نیست.
- طراحی لوازم اداری با سبک کلی دفتر هماهنگ بوده و فضایی جذاب و حرفهای ایجاد کند.
نتیجهگیری
استفاده از لوازم میز کار نه تنها به افزایش بهرهوری و راحتی کارمندان کمک میکند، بلکه فضایی منظم و حرفهای را ایجاد میکند. با توجه به دستهبندیهای مختلف لوازم اداری و نکات مهم در خرید آنها، میتوان به انتخاب بهتری دست یافت و از هزینههای اضافی جلوگیری کرد.
در نهایت، توجه به نیازهای خاص کارمندان و فضای موجود عملکرد کارکنان را بهبود بخشیده و رضایت بیشتر آنها را جلب میکند. برای آشنایی با انواع ستهای اداری توصیه میکنیم به سایت ایمان نوت مراجعه کرده و به صورت تخصصی با کارشناسان در تماس باشید.